为规范学校各类会议组织管理工作，提高学校各类会议的组织水平和管理效率，结合学校实际，制订本办法。

一、会议召集原则

（一）召集会议应坚持精简、高效的原则。通过有关人员协商可以解决的问题或以详细文字材料可解决的问题均不必召开会议。

（二）会议应做到目的明确，议题清晰，材料齐全。凡准备不充分的会议一律不予安排。

二、会议分类

（一）会议主要分学校召集的会议和部门召集的会议。学校召集的会议主要指由学校领导主持、涉及全校范围的综合性会议；部门召集的会议指布置和处理一个或几个部门职责范围内有关工作的专项性会议。

按会议参与范围可分为：

1．校务委员会会议；

2．党委会；

3．校长办公会；

4．中层干部（扩大）会议；

5．干部研讨会；

6．全校性（表彰、工作安排等）工作会；

7．各职能部门召开的会议。

三、会议准备

（一）属学校召集的会议应经校长批准；属部门召集的会议应经主管校领导（与校长沟通后）批准；属几个部门协商具体工作的会议，牵头部门向主管校领导汇报，并经校长批准方可举办。

（二）凡属学校召集的会议由校长办公室负责通知；属部门召集的会议由组织会议的部门通知。

（三）会议召集前，办会部门应拟定会议议题，准备相关材料，做好会议的各项准备工作。

（四）如部门召开会议，承办部门应提前与校长办公室协调会议室，办理必要的会议室使用手续。

四、会议召开

（一）会议一律实行签到制。

（二）会议主持人应把握会议议题，控制会议时间。

（三）各类会议均应指派专人做好会议记录，并将记录妥善保管，会议纪要电子版交至校长办公室备案。

五、会议室管理

（一）归属及使用程序

学校会议室，由校长办公室负责调配和管理。学校和各部门召开的各种会议由校长办公室在制定每周主要活动表中统一安排；临时会议需使用会议室，要提前与校长办公室沟通。

（二）会议室卫生

会议室环境卫生由总务处安排保洁员定期打扫，每次会议结束后彻底打扫。

（三）会议室维护

1．会议室家具损坏，由校长办公室报修，总务处派维修人员及时维修；每学期末彻底检查和维护会议室桌椅。

2．会议室多媒体设备，由信息技术中心负责维修和维护。

每学期开学前两个工作日内完成各会议室多媒体设备硬件的测试；每月定期对各会议室的多媒体设备进行检查和维护；学期末对各会议室多媒体设备进行彻底的检修和维护。发现设备故障，或可能引发设备故障的隐患，要及时维修或更换。

会议室多媒体使用过程中遇突发故障，信息技术中心负责维修设备人员务必及时到现场维修。

大型活动或重要会议，信息技术中心负责安排专人驻会保障。

（四）使用者的责任

1.会议室使用单位要爱护会议室的公共设施，规范操作各种设备；

2.召开会议所需物品由会议召集部门准备，不得随意挪用会议室原有用品；

3.会议前，使用单位要提前布置会场，测试多媒体设备，如遇问题及时报修。测试后及时关闭设备，避免损耗；

4.会议结束后，使用单位要按规程关闭所有仪器设备、整理桌椅，关闭门窗，无异常情况后，将钥匙交回校长办公室；

5.使用单位负责会议室使用期间的安全防火工作。

六、会后工作

（一）会议做出的决议、决定，在会议结束后应尽快组织实施，定期检查。属学校召集的会议由校长办公室督办，属部门召集的会议由召集部门督办，进展情况要及时汇总上报相关领导。

（二）会议中涉及的不宜扩散的保密事项，与会人员要遵守保密规定，不得自行传播。会议发放的各类文件、材料等应妥善保管，需回收的要按时上交有关部门。

七、其他

（一）与会人员要遵守会议纪律，按时到会，不得无故迟到、早退，因故不能参加会议的，应提前办理请假手续。需他人代替参加会议的应提前征得会议召集部门的同意。

（二）参加会议人员应关闭手机，会议期间不得接听电话。

八、本办法由校长办公室负责解释。

九、本办法自发布之日起执行。