第一章 总则

第一条 为加强公文管理，推进学校公文处理工作科学化、制度化、规范化，进一步提高公文质量，根据《党政机关公文处理工作条例》《党政机关公文格式》，结合学校的实际情况，制定本办法。

第二条 本办法适用于学校党政公文处理工作。

第三条 公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等相互关联、衔接有序的工作。

第四条 公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。

第五条 全校各单位、部门应当高度重视公文处理工作，加强组织领导，强化队伍建设，由专人负责公文处理工作。

第六条 校长办公室负责学校党政公文处理工作，并对各单位、部门的公文处理工作进行业务指导和督促检查。

第二章 公文种类

第七条 学校公文种类

（一）决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。

（二）决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。

（三）公告。适用于向校内外宣布重要事项。

（四）通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或周知的事项。

（五）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（六）通知。适用于发布、传达要求下级单位执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文，发布校内规章制度，任免人员。

（七）通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

（八）报告。适用于向上级部门汇报工作、反映情况，回复上级部门的询问。

（九）请示。适用于向上级部门请求指示、批准。

（十）批复。适用于答复下级单位请示事项。

（十一）函。适用于不相隶属单位之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

（十二）纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项，作为存档材料。

第三章 公文格式

第八条 学校公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。

（一）份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。

（二）密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。

（三）紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”“加急”。

（四）发文机关标志。由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称。

（五）发文字号。由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办机关的发文字号。

（六）签发人。上行文应当标注签发人姓名。

（七）标题。由发文机关名称、事由和文种组成。

（八）主送机关。公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。

校内下行文，党委行文时，主送机关为“各党总支、党支部”；行政行文时，主送机关为“各单位、部门”。

（九）正文。公文的主体，用来表述公文的内容。

（十）附件说明。公文附件的顺序号和名称。

（十一）发文机关署名。署发文机关全称或者规范化简称。

（十二）成文日期。署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。

（十三）印章。公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。

（十四）附注。公文印发传达范围等需要说明的事项。

（十五）附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。

（十六）抄送机关。除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。

（十七）印发部门和印发日期。公文的送印部门和送印日期。

第九条 公文的具体版式按照《党政机关公文格式》执行。

第十条 公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等，按照有关国家标准和规定执行。

第十一条 公文用纸幅面采用国际标准A4型。特殊形式的公文用纸幅面，根据实际需要确定。

第四章 行文规则

第十二条 行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。

第十三条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的机关。

第十四条 学校向上级部门或校内各单位向学校行文，应当遵循的规则

（一）原则上主送一个上级部门，根据需要同时抄送相关上级部门和同级部门，不抄送下级部门。

（二）校内各单位、部门向上级主管部门请示、报告重大事项，应当经学校同意或者授权。

（三）请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。

（四）请示事项涉及校内其他单位职权范围时，应经过协商取得一致意见且经学校批准后上报。

第十五条 学校向下级单位行文，应当遵循的规则

（一）主送受理单位、部门，根据需要抄送相关单位、部门。

（二）校长办公室根据学校授权，可以“校长办公室”文件的形式向校内行文。共青团、工会可以根据学校和本系统有关要求，向校内本系统内行文。

（三）职能部门及单位一般不得向校内单位发布指令性公文或在公文中提出指令性要求（工作部署类通知除外）。如需以学校名义向下正式行文，可由学校批转或校长办公室转发；涉及多个单位、部门职权范围内的事务，主办单位应该与相关单位协商一致，方可向下行文。

第十六条 学校党委和行政、同级党政部门必要时可以联合行文。属于党委、行政各自职权范围内的工作，不得联合行文。

学校统一对外正式行文，由校长办公室办理，其他单位不得以学校名义对外报送正式公文。

第五章 公文拟制

第十七条 公文拟制包括公文的起草、审稿、会稿、审核、会签、签发等程序。

第十八条 公文起草的要求

（一）符合法律法规和党的路线方针政策，完整准确体现发文意图，并同学校现行有关公文相衔接。

（二）一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行。

（三）内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精炼。

（四）文种正确，格式规范。

（五）深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。

（六）公文涉及其他部门职权范围内的事项，起草单位必须征求相关部门意见，力求达成一致。

（七）部门负责人应当主持、指导重要公文起草工作。并认真审核稿件，对公文内容的真实性、准确性及可行性负责。

第十九条 公文内容涉及其他部门职权范围的，以主办部门为主撰文，相关部门会签后发文。会签意见应当明确具体。

第二十条 公文文稿签发前，一般由校长办公室进行审核。需提交校务委员会会议、校长办公会审议的文稿，应履行相应会议议题申请或领导会签程序，文稿应当通过会议审议或领导会签无异议方可下发。

第二十一条 审核后的公文文稿处理原则

（一）经审核不宜发文的，由校长办公室退回起草单位并说明理由。

（二）符合发文条件但内容需作进一步研究和较大幅度修改的，由起草单位修改后重新报送。

（三）符合发文条件但内容需作技术性修改的，由校长办公室负责，涉及实质性内容的，应当征求起草单位意见。

第二十二条 公文应当经校领导审批签发。经审核符合发文要求的，由发文部门填写《吉林外国语大学公文签发单》，随附文件正文送交学校领导签发。

（一）公文应由业务主管校领导审批后，报校长签发。

（二）涉及到不同校领导分管范围内的事项需要有关校领导会签，联合发文由所有联署单位的主管校领导会签，会签一般应在1个工作日内完成。签发人签发公文，应当签署意见、姓名和完整日期。

第二十三条 凡校领导签发的文稿，内容不得随意改动；确有改动必要的，须请签发人签字批准。

第六章 公文办理

第二十四条 公文办理包括发文办理、收文办理和整理归档。

第二十五条 发文办理主要程序

（一）复核。校长办公室在公文正式印发前，应对经校领导签批的公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核；如有任何修改，应当报原签批校领导复审。

（二）登记。对复核后的公文，应及时办理发文登记，包括编排文号，记录发文单位、签发人和签发时间，确定分送范围和印制份数等。

（三）印制。提倡无纸化办公，公文应以网上发布为主，除上报、存档等必须使用纸质公文的，校内发文尽量减少纸质公文数量。

（四）核发。公文印制完毕，校长办公室对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后，交由主办单位负责分发和上报。

第二十六条 收文办理的主要程序

（一）签收。校长办公室负责公文签收。对收到的公文应当逐件清点，核对无误后填写文件传阅单。

学校领导、各单位收到的主送机关为学校的正式公文，应当交校长办公室按相应程序办理。

（二）登记。校长办公室对公文的主要信息和办理情况应当详细记载。

（三）初审。对收到的公文应当送交校长办公室主任进行初审。

校内来文初审的重点。是否应当由学校办理，是否符合行文规则，文种、格式是否符合要求，涉及其他单位职权范围内的事项是否已经协商，是否符合公文起草的其他要求。经初审不符合规定的校内来文，应及时退回来文单位并说明理由。

校外来文初审的重点。批办性公文是否应当由学校办理，阅知性公文是否涉及学校；是否在人员、时间、地点等方面存在明显错误。

（四）承办。校长办公室主任对公文初审后，报送校长批示。校长办公室文秘根据批示和工作需要转有关校领导和单位、部门办理。

需要两个以上单位办理的，应当明确主办单位。公文应当明确办理时限。

承办单位对交办的公文应当及时办理，有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕。不属于本单位职责范围或不宜由本单位办理的，应当及时退回校长办公室并说明理由。

（五）传阅。校长办公室文秘根据校长批示意见和工作需要将公文及时分发传阅对象阅处，办理公文传阅时，应当随时掌握公文去向，避免漏传、误传、延误。公文阅后应当退回校长办公室，除主要校领导有指示外，公文不应在校领导之间自行传递。审批公文时，属于批办性的，审批人应当签署明确意见、姓名和审批日期；属于阅知性的，审批人签名视为已阅知。

（六）催办。校长办公室文秘要及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办单位按期办结。紧急公文或重要公文应当及时催办。

（七）答复。公文的办理结果及时答复来文单位，并根据需要告知相关单位。

第二十七条 涉密公文应当通过机要途径或者机要人员进行传递。绝密公文传递前要使用专用信封单独封装，加贴密封签或加盖密封章。

第二十八条 公文办理完毕后，应按照档案法律法规以及学校档案管理规定，及时将公文的审签稿、正本和其他有存查价值的材料收集齐全、整理归档。

第七章 公文管理

第二十九条 校长办公室对全校公文管理工作进行统筹。校内外来文、学校党政公文由校办文秘管理。

学校各单位、部门应当参照学校规定，建立健全本单位、部门公文管理制度，确保管理严格规范，充分发挥公文效用。

第三十条 公文确定密级前，应当按照拟定的密级先行采取保密措施。确定密级后，应当按照所定密级严格管理。绝密级公文应当由专人管理。公文的密级需要变更或者解除的，由原确定密级的单位或者上级部门决定。

第三十一条 公文的印发传达范围应当按照发文机关的要求执行；需要变更的，应当经发文机关批准。涉密公文公开发布前应当履行解密程序。公开发布的时间、形式和渠道，由发文单位确定。经批准公开发布的公文，同发文机关正式印发的公文具有同等效力。

第三十二条 复制、汇编机密级、秘密级公文，应当符合有关规定并经主管机要保密的校领导或校长办公室主任批准。绝密级公文一般不得复制、汇编，确有工作需要的，应当经发文单位或其上级部门批准。复制、汇编的公文视同原件管理。

复制件应当加盖复制单位戳记。翻印件应当注明翻印的单位名称、日期。汇编本的密级按照编入公文的最高密级标注并进行管理。

第三十三条 公文的撤销和废止，由发文单位或者上级部门根据职权范围和有关法律法规决定。公文被撤销的，视为自始无效；公文被废止的，视为自废止之日起失效。

第三十四条 需要归档的公文及有关材料，应当根据有关档案法律法规以及学校档案管理规定，及时收集齐全、整理归档。

第三十五条 涉密公文应当按照发文机关的要求和有关规定进行清退或者销毁。

第三十六条 不具备归档和保存价值的公文，经批准后可以销毁。销毁涉密公文必须严格按照有关规定履行审批登记手续，确保不丢失、不漏销。个人不得私自销毁、留存涉密公文。

第三十七条 校内单位合并时，全部公文随之合并管理；单位撤销时，需要归档的公文经整理后按有关规定移交档案管理部门。

工作人员离岗离职时，所在单位应当督促其将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第八章 附则

第三十八条 本办法由校长办公室负责解释。

第三十九条 本办法自颁布之日起施行。原执行办法自行废止。