第一章 总则

第一条 为加强学校的印信管理，维护学校印信的严肃性、规范性和有效性，进一步规范办事程序，提高工作效率，根据《关于各级党组织印章问题的规定》(中办发(1983)37号)、《国务院关于国家行政机关和企业、事业单位社会团体印章管理的规定》(国发(1999)25号)，特制定本办法。

第二条 本规定所涉及的印章包括：“中国共产党吉林外国语大学委员会”印章、“吉林外国语大学”印章(钢印、铜印)，校党政领导、校学术委员会主任、校长签名章，校党委各部门、群团组织、各基层党委(党总支、直属党支部)印章，校行政各部门、各学院、直属业务单位、科研机构印章，冠以法定名称的业务专用章，其它经学校许可使用的印章。

介绍信包括“中国共产党吉林外国语大学委员会”介绍信、“吉林外国语大学”介绍信、单“中国共产党党员组织关系”介绍信，各基层党组织介绍信、各处级单位介绍信。

第二章 印章的管理

第三条 印章的制作、启用

(一)“中国共产党吉林外国语大学委员会”印章由省委高校工委制发，“吉林外国语大学”印章(钢印、铜印)由省事业单位登记管理局制发。校党政领导、校学术委员会主任、校学位委员会主任名章、校长签名章，由校长办公室按规定程序启用。

(二)校党委各部门、群团组织、各基层党委(党总支、直属党支部)印章，校行政各部门、各学院、直属业务单位、科研机构印章，依据学校设立机构的文件，由校长办公室开具相关证明材料，由相关单位到公安机关指定的印章刻制单位刻制。

(三)业务专用章(如财务专用章、合同专用章等)，在名称、式样上应与学校其他印章有所区别。需刻制业务专用章的相关单位，报主管校领导审批后，由校长办公室开具相关证明材料，由相关单位到公安机关指定的印章刻制单位刻制。

(四)所有带有“中国共产党吉林外国语大学委员会”和“吉林外国语大学”字样的印章在刻制后使用前，均应到校长办公室备案登记后方可启用。对没有备案的印章，各部门不得擅自使用。

第四条 印章的规格及式样

(一)“中国共产党吉林外国语大学委员会”印章为直径4.2厘米的圆形胶质印章，中央刊党徽，“中国共产党吉林外国语大学委员会”字样自左而右环行；“吉林外国语大学”印章为直径4.2厘米的圆形铜质印章，中央刊五角星，“吉林外国语大学”字样自左而右环行；“吉林外国语大学”钢印为直径 4.0厘米的圆形铜质印章，中央刊五角星，“吉林外国语大学”字样自左而右环行。

(二)校党委各部门、群团组织、各基层党委(党总支、直属党支部)印章，校行政各部门、各学院、各直属单位、科研机构印章为圆形，直径均为4.2 厘米。

党委各部门印章式样：中间刊党徽，党徽上自左向右环形字样为“中国共产党吉林外国语大学委员会”，党徽下部自左向右横排刻制相应的部门名称。

各基层党委(党总支、直属党支部)印章式样：中间刊党徽，党徽上自左向右环形字样为“中国共产党吉林外国语大学XX委员会”或“中国共产党吉林外国语大学XX总支部委员会”或“中国共产党吉林外国语大学Xx直属支部委员会”。

各学院、各行政部门、各直属业务单位、科研机构印章式样：中间刊五角星，五角星上部自左向右环形字样为“吉林外国语大学”，下部自左向右横排刻制相应单位名称。

(三)经学校法定代表人授权的各类专用章一般为圆形，直径为4.0厘米，中心部位视专用章具体用途确定，印章上部自左向右环形字样为“吉林外国语大学”，下部自左向右横排刻制相应专用章名称。

(四)其它机构印章和特殊专用印章规格和式样，由校长办公室依照有关规定确定。

(五)印章所刊名称应为学校组织部门下发文件的规范名称。

(六)印章的文字，应使用宋体字和国务院公布实行的简化字。

(七)印章的质料由制发单位视情况而定。

第五条 印章使用范围与审批权限

(一)印章使用实行严格的审批制度

1.党委用印

(1)公文、报表、函件等的用印：以学校党委名义印发的公文，应严格履行《吉林外国语大学公文处理办法》的有关规定，经主管领导签发后印制、用印；以学校党委名义上报的报表、材料以及呈送给有关部门或领导人的函件等材料，由相关职能部门持经部门领导、主管校领导签批的《吉林外国语大学印章使用审批单》(见附件1)，到组织部办理用印手续。

(2)入党志愿书须按照《中共吉林外国语大学委员会发展党员工作实施办法》的要求，经党委组织部审核合格后，办理用印手续。

(3)以学校党委名义颁发的各种奖励证书，由相关职能部门持学校党委下发的正式文件或持经部门领导、主管校领导签批的《吉林外国语大学印章使用审批单》，到组织部办理用印手续。

(4)领导干部任免材料经由人事处核准后，到校长办公室办理用印手续。

(5)按照规定确需加盖校党委印章的其他材料(如政审意见、个人证明材料等)，先由被证明人所在部门主要负责人审定签字，并加盖基层党组织或本单位印章，再经组织部长审核后方可用印，重要材料用印须经主管校领导审批。

以上各项凡需填写《吉林外国语大学印章使用审批单》的，审批单由校长办公室留存备查。

2.行政用印

(1)各类合同、协议等的用印：以学校名义签订的各类合同、协议、担保书等，由相关职能部门持经部门领导、校长签批的《吉林外国语大学印章使用审批单》，到校长办公室办理用印手续。

(2)公文、函件等的用印：以学校名义印发的公文，必须严格履行《吉林外国语大学公文处理办法》的有关程序，经主管校领导签发后印制、用印；以学校名义呈送给有关部门或领导人的函件等材料，由相关职能部门持经部门领导、主管校领导签批的《吉林外国语大学印章使用审批单》，到校长办公室办理用印手续。

(3)证书、证件、证明等的用印。

①学生毕业证书、学位证书、肄业证书等用印，由业务主管部门持学校下发的正式文件，到校长办公室办理用印手续。

②以学校名义颁发的各种奖励证书，由业务主管部门持学校下发的正式文件，到校长办公室办理用印手续。

③学校颁发的名誉教授、客座教授、兼职教授等聘书，由人事处专人持相关聘任手续到校长办公室办理用印手续。

④学生证用印，由业务主管部门统一安排，学生所在业务主管部门加盖“注册章”后统一到校长办公室办理用印手续。

⑤在校学生的学历证明、成绩证明材料，须经主管业务部门核查并加盖印章后办理用印手续；已离校学生的学历证明或成绩证明材料，须经学校档案馆核查并加盖印章后办理用印手续。

⑥教职工办理工作证、退休证等由人事处核准后到校长办公室办理用印手续。

⑦以学校名义出具的教职工身份、工资、工作时间、学历、学位、获奖证明等材料，须经主管业务部门核查并加盖印章后，到校长办公室办理用印手续。

⑧办理银行开户、海关免税等相关事宜，须经业务主管部门审核、主管校领导签批后方可用印。

(4)出国、出境申报材料用印。

①教职员工办理因公出国(境)手续用印，须到国际交流与合作处办理完相关审批手续后，由国际交流与合作处到校长办公室办理用印手续。

②教职员工和学生办理因私出国(境)手续用印，须经所在单位审批和相关部门审核，持所在单位和相关部门领导核准的批件到校长办公室办理用印手续。

(5)其它各类对外报送材料的用印。

①各行政业务部门上报的各类报表，由填报人核实数据、部门领导核准、主管校领导签批后方可用印。

②车辆、设备、期刊等各类年检材料，由相关业务主管部门领导核准签批后方可用印。

③科研项目申报、鉴定、验收，科技成果报奖，专利申报等材料须严格按照学校科研管理的有关规定，由科研处或业务主管单位到校长办公室办理用印手续。

(6)教职员工因私办理购房、提取住房公积金等专项事务需要出具证明材料后方可用印。

(7)使用学校领导名章，须经本人或本人委托的其他校领导审核用印件内容并签名批准，方可用印。

以上各项凡需填写《吉林外国语大学印章使用审批单》的，审批单由校长办公室留存备查。

(二)严禁在空白介绍信、空白证件、空白报表等上用印，特殊情况须经主管校领导或校长办公室主任批准。

(三)重要材料用印须留存正本或复印件；以学校名义签署的合同、协议等至少留存一份正本。

(四)用印材料落款必须与印章的名称一致，否则不予用印。

第六条 印章的保管

(一)“中国共产党吉林外国语大学委员会”印章由组织部负责保管和使用；“吉林外国语大学”印章(钢印、铜印)、校学位委员会主任名章、校长签名章由校长办公室负责保管和使用；各基层党组织印章和各处级单位印章由各单位指定专人负责保管和使用，制定和完善管理规定，严格按规定要求用印。

(二)印章要妥善保管，存放之处必须加锁；印章不得带出办公室，确因工作需要必须带出，须经印章保管部门负责人批准，并由印章管理人员随同监印。如发现印章丢失应立即向校长办公室报告，并登报声明作废。

(三)印章的启用和废止，由校长办公室按照上级或学校关于机构调整的文件执行，并留存印模。

(四)印章管理人员更换时,须办理交接手续,详细记载交接日期,明确相关责任。机构变动(如撤销、合并等)时，校长办公室将及时收回原印章，交由学校档案馆存档。

(五)对不按规定用印而发生问题者，必须追究责任，按其情节轻重，给予严肃的批评教育乃至纪律处分。对伪造印章或使用伪造印章者，要依据国家有关规定查处。

第三章 介绍信管理

第七条 学校党委和行政介绍信主要用于对外联系工作，包括出差、开会、参观、考察、学习、联系办理档案查询、刻制印鉴、年检、票务、提货、接送客人等各项事宜。

第八条 学校党委介绍信由组织部负责保管和使用；行政介绍信由校长办公室负责保管和使用；各基层党组织介绍信和各单位行政介绍信由各单位指定专人保管和使用。介绍信管理人员要对开出的介绍信负责。

第九条 领取新介绍信和上缴使用完毕的介绍信存根均须到校长办公室履行登记手续。工作人员在接收使用完毕的介绍信存根时需仔细查看介绍信有无缺页和漏填项，如存在以上问题，使用单位要查明原因并作出说明。

第十条 介绍信内容要明确具体，联系单位、姓名、事由、时间等项不能有空白。严禁开具空白介绍信。

第十一条 介绍信开出后未使用，应交回管理人员，粘贴在存根上。

第十二条 介绍信持有人将介绍信丢失，应及时报告。涉及重要事项还应通知前往办事的单位，防止冒名顶替。

第四章 学校组织机构代码证、法人证书、法人身份证复印件的使用

第十三条 学校组织机构代码证、法人证书、法人身份证复印件的使用范围：

(一)申报科研项目、科技成果等事宜。

(二)教职工、学生办理公派出国，教职工因私出国。

(三)开具银行账户、办理贷款。

(四)办理车辆牌照、年检。

(五)办理土地、房产登记、产权证明等事宜。

(六)按照有关规定，要求提供组织机构代码证和法人证书或法人身份证复印件的其他事宜。

第十四条 校内各单位及个人因公务需要使用学校组织机构代码证、法人证书或法人身份证复印件的，须填写《吉林外国语大学组织机构代码证、法人证书、法人身份证复印件使用申请表》(见附件2)，逐级审批后，由校长办公室在复印件上注明用途并加盖公章方可使用。

第十五条 学校法人证书和组织机构代码证一般不提供原件。须使用原件(含副本)的单位和个人，在履行第十四条规定之程序外，还须经校长签批。使用单位借用学校法人证书和组织机构代码证原件，一般应在三个工作日内归还。

第十六条 校长办公室负责对学校组织机构代码证、法人证书、法人身份证复印件的使用人及用途情况进行登记，并对复印件进行编号，保证使用的安全性。

第十七条 学校组织机构代码证、法人证书、法人身份证复印件严禁私自转借他人使用。

第五章 附则

第十八条 印信要妥善保管和使用。误用、丢失印信者，视情节追究印信保管人相应责任。未按本办法规定的程序使用印信，造成不良后果的，审批人承担连带责任。

第十九条 本办法由校长（党委）办公室负责解释。

第二十条 本办法自发布之日起施行。

附件：1.吉林外国语大学印章使用审批单

    2.吉林外国语大学民办非企业证书、办学许可证书使用申请表