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吉林外国语大学档案馆业务指南
2018-12-20 13:24  

吉林外国语大学档案管理办法

一、总  

第一条  为了加强学校档案工作,提高档案管理水平,推进学校档案工作规范化、标准化、信息化建设,有效保护和利用档案,根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法、《高等学校档案管理办法》、《吉林省档案条例》,结合我校实际情况,制定本办法。

第二条  本办法所称的档案,是指学校从事招生、教学、党政管理等文化交流、服务社会和其他活动中直接形成的,对学生、学校和社会有保存价值的文字、图表、数据、声像、实物等不同形式、载体的历史记录。

第三条  学校档案反映学校创办、建设与发展的全过程,是全校师生员工劳动成果和智慧的结晶,是检查教学工作质量、评价科研成果、考核教师和其他各类人员、衡量学校管理水平以及编史修志的重要依据,具有重要的凭证价值和参考作用。因此,档案工作是学校一项重要的基础性工作。学校综合档案馆具有档案行政管理和档案业务管理与服务双重职能。

第四条  学校档案工作实行统一领导,集中管理,保证档案机构、人员编制、档案用房、设施和经费的落实,保障档案安全,保守国家秘密。

第五条  档案工作要纳入学校整体发展规划,促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展。

第六条  档案工作必须列入到各部门的职责范围和各级各类档案管理人员的岗位职责范围中。

二、管理体制、机构设置与人员配备

第七条  学校的档案工作在校长的领导下,由分管档案工作的领导负责档案工作。分管档案工作领导的主要职责是:

(一)贯彻执行党和国家关于档案管理的法律法规和方针政策,批准学校档案工作规章制度,并结合学校实际,提出指导性意见;

(二)将档案工作纳入学校整体发展规划,并列入学校议事日程,促进档案的信息化建设与学校其他工作同步发展;

(三)检查、验收学校档案工作,督促档案工作部门按上级和学校档案机构要求做好各项工作;

(四)建立健全与办学规模相适应的高校档案机构,做好协调工作,落实人员编制、档案库房、发展档案事业所需设备以及经费;

(五)研究决定高校档案工作中的重要奖惩和其他重大问题

第八条  学校设立综合档案馆,隶属于院长办公室,为副处级建制。

第九条 学校综合档案馆是保存和提供利用学校档案的专门机构,应当具备符合要求的档案库房和管理设施。
  需要特殊条件保管或者利用频繁且具有一定独立性的档案,可以根据实际需要设立分室单独保管。分室是学校综合档案馆的分支机构。
  第十条 学校综合档案馆的管理职责是:
   (一)贯彻执行国家关于档案工作的法令、政策和规定,规划全校档案工作,实行统一管理;

(二)制定本校关于档案工作的规章制度,并负责监督、指导和检查执行情况;

(三)负责全校的各类档案及有关材料的接收(征集)、整理、分类、鉴定、统计、保管以及存毁工作;

(四)负责监督、指导全校各归档单位做好文件材料的收集和移交工作,验收全校各类档案和有关材料;

(五)负责档案信息的管理与服务工作,开发档案信息资源,编制检索工具,编研档案史料,为学校领导决策、职能部门及社会提供服务;

(六)组织实施档案信息化建设

(七)开展档案的开放和利用工作;

(八)建立健全档案工作网络,负责对全校专、兼职档案员进行业务指导和培训工作;

(九)开展档案宣传工作和利用者教育活动,发挥档案的文化教育功能;

(十)进行档案学术研究和交流活动。

(十一)完成学校领导交办的其他任务。

第十一条 学校综合档案馆设主任一名。综合档案馆主任工作职责:

1、在院长办公室主任领导下,对综合档案馆工作全面负责;

2、负责与上级有关档案主管部门取得联系,接受其对学校档案工作的指导;负责协调综合档案馆与各相关部门的档案工作,确保档案管理工作正常开展;

3、贯彻并执行上级关于档案工作的法律、法规、方针和政策。负责制定学校各类档案管理的规章制度,并组织实施,实行有效的指导监督和检查;

4、负责制定档案工作计划和发展规划,进行学期、年度的工作总结。结合学校档案工作的实际情况,对学校档案工作的改革与发展提出意见和建议;

5、负责档案工作的基础设施建设和档案管理人员队伍建设工作;

6、对全校各部门的兼职档案员进行档案业务培训,负责兼职档案员考核工作;

7、布置归档任务并组织完成各单位的归档工作,解决档案工作中的实际问题;

8、组织档案信息化建设,开发档案信息资源,开展档案宣传工作,编制检索工具,编研档案史料,为学校领导决策、职能部门及社会提供服务;

9、定期检查档案馆、档案库房各项设备的运行情况,做好安全和保密工作;

10、组织对外的业务交流,学习兄弟院校和外单位的先进经验,改进和加强学校的档案工作。

第十二条  学校综合档案馆要配备专职档案工作人员。学校专职档案工作人员列入学校编制。其编制人数由学校根据综合档案馆的档案数量和工作任务确定。

第十三条  学校档案工作人员应具有大学本科(或相当于本科)及以上学历,能认真执行党和国家的方针政策,热爱档案事业,忠于职守,遵纪守法,具备档案专业或相关学科知识及现代化的管理技能。

第十四条  学校专职档案工作人员,实行专业技术职务聘任制,享受学校教学、科研和管理人员同等待遇。

第十五条  专职档案工作人员的职责是:

(一)宣传、贯彻党和国家关于档案工作的方针、政策和法规,认真执行档案管理的具体规定,努力实现档案管理工作的规范化、标准化、信息化;

(二)热爱档案工作,树立良好的档案服务意识,做到主动、文明、热情服务。认真钻研业务,积极参加学术交流,不断提高业务水平和科研能力;

(三)认真做好各种载体档案材料的收(征)集工作,丰富档案资源;

(四)对各单位移交的档案材料按照归档要求进行认真审核,做好档案的分类、加工整理、编目、保管、统计、鉴定、安全保密和提供利用工作;

(五)开发档案信息资源,开展各类档案的编研工作,编制检索工具和参考材料;

(六)负责对各部门兼职档案员的业务培训、档案业务指导及监督;

(七)负责档案库房管理,做好库房安全卫生工作,按规定做好库房的温湿度记录,及时调节不适宜的温湿度;

(八)负责领导交办的其他工作。

第十六条  建立一个完整、高效的档案工作网络。各部门明确1名分管本部门档案工作负责人(助理级以上领导)和1-2名兼职档案员

第十七条  各部门档案工作负责人负责组织本单位相关人员学习、贯彻档案工作法律、政策和规章制度,将档案工作纳入本部门和兼职档案员的岗位职责,保障兼职档案员完成档案工作必需的时间和条件,并作为年度考核的一项重要内容,督促兼职档案员将本部门应归档的文件材料按时向校档案馆移交。其职责是:

(一)认真学习上级与学校有关档案管理的规定,并组织贯彻执行,增强教职工档案意识,重视档案工作,加强对本部门档案工作的领导;

(二)加强对本部门归档工作的管理,应做到“三纳入”即:纳入各部门所有工作计划和规划,纳入管理制度,纳入管理人员的职责范围;“四同步”即:布置、检查、总结、验收各项工作时,要同时做好布置、检查、总结、验收档案工作

(三)选配兼职档案人员负责本部门归档工作纳入本人工作的职责范围并为其提供兼职档案工作的必备条件;

(四)积极参加学校组织的档案工作会议和有关活动,支持兼职档案人员的业务工作;

(五)做好基层档案管理的系统化建设,确保档案质量,对本部门归档材料进行审定并签章;

(六)做好本部门档案的安全保密工作,发现失密或其他损害档案事情,立即向综合档案馆报告,并组织处理;

(七)加强与学校综合档案馆的联系,共同做好业务监督、指导和检查工作;

(八)离开岗位后,应向本部门移交有关工作。本部门兼职档案人员变更时,监督其做好文件材料交接工作。

第十八条 学校各部门配备兼职档案人员,负责本部门档案的收集、整理和归档工作。兼职档案人员应主动接受学校档案馆的业务指导和督促检查,确保归档文件材料的完整、准确和系统。兼职档案人员队伍应当保持相对稳定。其职责是:

(一)结合日常工作,认真向本部门教职工宣传档案工作的方针、政策和法规,宣传档案工作的意义和作用,认真执行学校的档案管理办法和档案工作的规章制度;

(二)学院各部门兼职档案员应热爱档案工作,积极参加业务培训,学习专业技能,不断提高档案工作水平;

(三)按照文件材料的形成规律,进行文件材料的制作、收集、整理,对需要反馈或回复的文件材料,进行跟踪收集。确保移交的文件完整、准确、系统;

(四)按照《吉林外国语大学归档范围与保管期限表》的要求收集、整理本部门档案材料。负责档案材料的保密工作,维护档案的完整和安全;

(五)按照各种档案归档的时间要求,按时向学校档案馆移交档案。做好留存在本部门档案的管理和利用工作;

(六)积极配合学校专职档案员对应归档的材料进行检查及业务指导;

(七)经常向学校综合档案馆反映广大师生员工对档案工作的意见和要求,研究改进档案工作;

(八)归档材料借出时,应履行借阅手续,兼职档案员应及时催还。

(九)本部门相关工作人员工作变动时,要督促其做好档案材料的移交工作。兼职档案员调动工作岗位要向新档案员(或分管档案工作领导)移交收集的档案材料,填写移交清单,经双方签字、分管档案工作领导签字后方可离岗;

(十)认真完成学院档案部门委托办理的其它有关任务。

三、档案管理

第十九条 建立、健全档案工作的检查、考核与评估制度,定期布置、检查、总结、验收档案工作,明确岗位职责,强化责任意识,提高学校档案管理水平。
  二十 归档材料的范围包括:

(一)党群类:学校党群部门和其他部门在党群工作中形成的文件材料。主要包括学校党委、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录及纪要;各党群部门的工作计划、总结;上级机关与学校关于党群管理的文件材料。
  (二)行政类:学校行政职能部门工作中形成的文件材料。主要包括学校行政工作的各种会议文件、会议纪录及纪要;上级机关与学校关于人事管理、行政管理的材料。
  (三)学生类:主要包括学生工作、学生组织及学校培养的学历教育学生的学籍档案(学生学籍表和学生成绩表)学生档案(初高中档案、学生登记表、学生成绩表、毕业生登记表、国家学生体质健康标准登记卡、奖惩记录、党团组织档案、毕业实习鉴定表等。
  (四)教类:主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究等活动形成的文件材料。
  (五)科研类:学校科研管理和科研实践活动中形成的文件材料。主要包括科研管理、科研准备、研究实验、总结鉴定、申报奖励、推广应用等文件材料。
  (六)基建类:学校基本建设管理和项目建设中形成的文件材料。主要包括基建管理、可行性研究、设计基础材料、设计文件、工程管理文件、施工文件、竣工文件、生产技术准备、试生产基建预算、概算、决算、器材管理等方面的材料。
  (七)仪器设备类:主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备(价值在10万元以上)的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。
  (八)产品生产类:学校在产学研过程中形成的文件材料等。主要包括学校校办产业部门的文件材料;学校其他部门、教师、学生进行的科技开发、产品设计、制作等活动中形成的文件材料。

(九)出版类:学校出版工作和出版业务活动中形成的文件材料。主要包括高等学校自行编辑出版的学报、其他学术刊物及本校出版社出版物的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等
  (十)外事类:学校外事工作和外事活动中形成的文件材料。主要包括涉外活动、组织国际竞赛、会议的材料;学校聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料;学校开展校际交流、中外合作办学、境外办学及管理外国或者港澳台地区专家、教师、国际学生、港澳台学生等的材料;学校授予境外人士名誉职务、学位、称号等的材料。
  (十一)财会类:学校财务工作管理和会计核算活动中形成的文件材料。主要包括财会管理文件、会计报表、会计帐簿、会计凭证、工资清册。

(十二)声像类:包括我校各部门或个人在学校各项活动中拍摄、录制的反映学校真实面貌的具有保存价值的照片、底片、幻灯片、录音带、录像带、光盘等各种非纸质材料和配套文字材料。

(十三)实物类:包括反映学校特色或者典型人物的具有保存价值的特定物品。如各类奖状、证书、字画和非纸质性的奖杯、奖牌、奖章、锦旗、印信、礼品、纪念品及具有纪念意义和收藏价值的物品等。

(十四)人物类:对本校发展有重大贡献、重要影响者在工作、生活中形成的具有保存、利用价值的文件材料。

需要说明的情况:

1、以上十四大类归档的内容和保管期限参照《吉林外国语大学文件材料归档范围与保管期限表》。

2、归档的材料应包括纸质、电子、声像、实物等各种载体形成的材料。

3、对于归档材料类别交差的情况,在确定所属类别时,应按照载体形式进行设定,如人物的声像档案材料,归入声像类档案材料;人物的实物档案材料归入实物类档案材料中。

4、以上十四类中涉及的纸质档案材料和对应的电子档案材料同步归档。

第二十一条  学校实行各类归档材料形成部门收集归档制度。

各部门兼职档案员应按照不同载体材料的自然形成规律,做好日常各类归档材料的收集、整理工作,交本部门负责档案工作的人员检查合格后,按时向综合档案馆移交。

 二十二 归档的档案材料应当质地优良,书绘工整,声像清晰,符合相应的档案工作规范和标准的要求。
  二十三 归档时间:
  (一)学校各部门形成的各类归档材料在次年6月底前归档;
  (二)毕业生的学籍档案在当年6月底前归档

(三)科研类档案应在项目完成后2个月内归档

(四)基建类档案应在项目完成后3个月内归档

(五)当年产生的会计材料,财会部门应于次年6月底前整理组卷。本部门保留3年,期满后的次年6月底前向档案馆移交

二十四 综合档案馆应当对档案进行整理、分类、鉴定和编号。
  第二十 按照吉林外国语大学文件材料归档范围保管期限》,确定档案材料的保管期限。对保管期限已满、已失去保存价值的档案,按照《吉林外国语大学档案鉴定、销毁程序》予以销毁。未经鉴定和批准,不得销毁任何档案。

第二十 综合档案馆及时研究、改进档案保护技术,防止档案的破损、褪色、霉变和散失对已经破损或者字迹褪色的档案,应当及时修复或者复制。对重要档案和破损、褪色修复的档案应当及时进行数字化,加工成电子档案保管。

第二十七条  学校档案由综合档案馆保管。在国家需要时,学校应提供所需的档案原件或者复制件。
  第二十 学校与其他单位分工协作完成的项目,综合档案馆应当至少保存一整套档案。协作单位除保存与自己承担任务有关的档案正本以外,应当将复制件送交学校综合档案馆保存。

第二十 学校中的个人对其从事教学、科研、管理等职务活动所形成的各种载体形式的档案材料,应当按照规定及时归档,任何个人不得据为己有。
  对于个人在其非职务活动中形成的重要档案材料,综合档案馆可以通过征集、代管等形式进行管理。
  综合档案馆对于与学校有关的各种档案史料的征集,应当制定专门的制度和办法。

  三十 综合档案馆应当对所存档案和资料的保管情况定期检查,消除安全隐患,遇有特殊情况,应当立即向分管档案工作领导报告,及时处理。

档案库房的技术管理工作,应当建立、健全有关规章制度,由专人负责。遵循“以防为主,防治结合”的管理原则,做好防火、防盗、防光、防尘、防潮、防高温、防虫、防鼠、防雾、防有害气体等“十防”工作,并定期进行检查,及早采取防护措施。控制库房温湿度,确保档案安全。

四、档案的开放与利用

三十 综合档案馆要按照《中华人民共和国档案法》中相关规定向全校和社会开放档案,积极发挥档案的信息功能,提高档案利用率。利用和开发档案要遵循如下原则:

 (一)综合档案馆对于自形成之日起满30年的档案,除非解密或需要控制使用部分外,均应按国家规定,向全校和社会开放。对于其中涉及国家安全和学校重大利益的档案,须经学校分管领导批准后,方可分期分批开放;

 (二)向综合档案馆移交、捐赠、寄存档案的单位和个人,对其档案享有优先使用权,无偿利用,并可对其档案中不宜向社会开放的部分提出限制利用的意见,档案馆应予以维护;

(三)凡持有合法证明的单位和个人,在说明利用档案的目的和范围后,均可查阅利用属于开放范围的档案,并可以摘录和复制;

(四)向社会开放档案的利用实行有偿服务,按规定合理收费;

(五)境外组织或个人利用学校档案的,应按国家有关规定办理;

 (六)未经学校授权或上级主管机关批准,任何组织和个人无权公布档案内容。

第三十  学校档案属于下列情况之一者不予开放:

(一)涉及党和国家秘密的;

(二)涉及专利和技术秘密的;

(三)属于个人隐私的;

(四)档案形成部门规定限制利用的。

第三十  查阅、摘录、复制未开放的档案,须经档案形成单位或个人以及档案馆负责人批准。涉及未公开的技术问题,应当经档案形成单位或者本人同意,必要时报请校长审查批准。需要利用的档案涉及重大问题或者国家秘密,应当经学校保密工作部门批准。

 第三十  综合档案馆提供利用重要、珍贵的档案,一般不提供原件。如有特殊需要,须经综合档案馆负责人同意方可提供。

 第三十  综合档案馆是学校出具档案证明的唯一合法部门。加盖综合档案馆公章的档案复制件,与原件具有同等效力。

第三十  综合档案馆应当为社会利用档案创造便利条件,用于公益目的的,不收取费用;用于个人或者商业目的的,按照有关规定合理收取费用。

 第三十  综合档案馆应根据学校和社会需要,有计划、有步骤地对档案资料做好编研工作。为学校的教学、科研、管理和领导决策提供有价值的参考资料。

  第三十 学校应当采取多种形式(如举办档案展览、陈列、建设档案网站等),积极开展档案宣传工作。

五、条件保障

  三十九 学校档案工作所需经费列入学校预算,保证档案工作的需求。
  四十 学校应当为综合档案馆提供专用的、符合档案管理要求的档案库房,对不适应档案事业发展需要或者不符合档案保管要求的库房,按照《档案馆建设标准》(建标103-2008)的要求及时进行改扩建或者新建。
  存放涉密档案应当设有专门库房。
  存放声像、电子、实物等特殊载体档案,应当配置恒温、恒湿、防火、防渍、防有害生物等必要设施。
  四十 学校应当设立专项经费,为综合档案馆配置档案管理现代化、档案信息化所需的设备设施,加快数字档案馆建设,保障档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行。

六、奖励与处罚

  四十 学校对在档案工作中做出下列贡献的单位或者个人,给予表彰与奖励:
  (一)在档案的收集、整理、提供利用工作中做出显著成绩的;
  (二)在档案的保护和现代化管理工作中做出显著成绩的;
  (三)在档案学研究及档案史料研究工作中做出重要贡献的;
  (四)将重要的或者珍贵的档案捐赠给学校的;
  第四十 有下列行为之一的,学校应当对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分;构成犯罪的,由司法机关依法追究刑事责任。
  (一)玩忽职守,造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的;
  (二)违反保密规定,擅自提供、抄录、公布档案的;
  (三)涂改、伪造档案的;
  (四)擅自出卖、赠送、交换档案的;
  (五)不按规定归档,拒绝归档或者将档案据为己有的;
  (六)其他违反档案法律法规的行为。

七、附则

第四十 本办法由吉林外国语大学档案馆负责解释。

第四十 本办法自发布之日起施行。凡与国家或上级主管部门的有关规定相抵触之处,则按国家或上级主管部门的有关规定执行。

附件【吉林外国语大学实体分类法.doc已下载
附件【吉林外国语大学声像档案管理办法.doc已下载
附件【吉林外国语大学电子档案管理暂行办法.doc已下载
附件【吉林外国语大学档案管理制度.doc已下载
附件【吉林外国语大学档案工作职责.doc已下载
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